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Si vos employés ne sont pas familiers avec votre site intranet, ce pourrait tre par manque d’efficacité.
Qu’est-ce qu’un intranet?
Commenons par le commencement. Un intranet est un site Web qui ne peut tre consulté que par les employés d’une organisation, et non par le grand public. De mme, un extranet est également accs restreint, limitant par exemple l’accs une entreprise, ses fournisseurs et ses clients.
Ceci dit, comment l’intranet se distingue-t-il d’un site Internet? D’une perspective de technologie, il n’y a aucune différence. Les sites intranet et Internet emploient les mmes médias, la mme programmation Web et la mme technologie de serveur. La différence réside dans leurs buts respectifs et leurs besoins de conception.
Trs souvent les buts d’un site Internet peuvent tre :
attirer de nouveaux clients et développer la clientle
vendre des produits ou services
informer le grand public
informer les actionnaires
En résumé, la vocation principale devrait tre de soutenir les objectifs de marketing et de communications d’une organisation. Cependant, trop souvent le site Internet est mis sur pied en réponse un besoin de tenir tte la concurrence, plutt que de répondre aux besoins particuliers de l’entreprise.
En quoi le site intranet est-il différent?
D’abord, parce que l’auditoire est composé d’employés et non de clients potentiels. Le site intranet n’est pas un outil de vente, et n’a pas besoin d’épater la clientle. Au contraire, l’intranet joue principalement un rle de communication interne, avec deux buts principaux :
tenir les employés au courant de l’information dont ils ont besoin pour mieux fonctionner
fournir les renseignements jugés importants par les employés
Ces deux buts peuvent paratre semblables, mais en fait le premier but représente essentiellement ce qui est jugé d’importance par l’équipe de gestion et le webmestre tandis que le deuxime représente ce qui est important aux yeux des employés. Trop souvent, les intranets sont axés exclusivement sur le premier but seulement et la structure du site ressemble l’organigramme de l’organisation. En conséquence, les employés ne trouvent pas l’information qu’ils recherchent parce qu’elle n’y est pas ou elle n’est pas présentée de manire conviviale. Par exemple, un employé cherche un formulaire. Doit-il ou elle chercher dans la section Finances ou dans la section Ressources humaines?
Problmes communs des intranets
Nous savons maintenant ce qu’un intranet devrait faire, comment savoir s’il accomplit son rle? Voici quelques symptmes d’un intranet déficient :
D’autres moyens d’information sont plus rapides. Si vous pouvez trouver l’information ailleurs plus rapidement, il y a évidemment un problme. Par exemple, pouvez-vous trouver un numéro de téléphone plus vite en consultant un annuaire traditionnel, sur support papier? Lorsque les employés se rendent compte qu’il est trop difficile de trouver l’information recherchée dans votre intranet (ils viendront cette conclusion plutt rapidement) ils utiliseront d’autres sources de renseignements, rendant l’intranet inutile.
L’information de l’intranet n’est pas jour. Puisque votre intranet est en concurrence avec d’autres sources d’information, il doit toujours tre la hauteur. Lorsque les employés se rendent compte que l’information sur l’intranet n’est pas jour ni fiable, ils l’abandonneront. Encore, les ressources que vous aurez consacré votre intranet auront été gaspillées.
Trop de courriels grande diffusion. Si votre organisation utilise beaucoup de courriels diffusés grande échelle pour informer les employés, vous n’employez pas votre intranet efficacement.
Le papier perdure. C’est un fait, mme de nos jours, la plupart des bureaux produisent plus de paperasse que jamais, et chaque employé semble en accumuler de grandes quantités dans son bureau. Cela est trs inefficace.
Problmes de contrle des versions de documents. Est-ce le bon formulaire? Est-ce la version finale de ce rapport? Si ces questions se posent souvent, vous pourriez faire une meilleure utilisation de votre intranet.
Procédures administratives inefficaces. Dépendez-vous du papier pour documenter des activités administratives? Votre organisation a-t-elle différents systmes qui ne se parlent pas? Une application web bien conue pour l’intranet pourrait automatiser beaucoup d’activités administratives et représente une manire rentable de fournir l’accs tous les ordinateurs.
Voil quelques exemples des problmes typiques que nous rencontrons lorsque nous évaluons l’efficacité des sites intranet.
Documédia et intranets
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About the Author
As President and Co-Founder of Documédia, Daniel Guay has over 9 years experience in development and training in the field of Web publishing. Daniel specializes in publishing paper documents and digital files into online formats such as Adobe PDF, HTML and XML for use on the Web, intranets and CD-ROM.Daniel is an Adobe Certified Expert in Adobe Acrobat, Adobe FrameMaker and Adobe GoLive.
